Ваша компания направила сотрудника в рабочую командировку, выдала ему денежные средства в подотчет (оплата проезда, гостиницы, суточные), а работник по возвращению из командировки не заполняет и не сдает авансовый отчет. Что делать?

Как я всегда рассказываю на своих курсах, для решения задачи надо обратиться к законодательству. Можно многое не знать, с чем-то не сталкиваться, но когда в работе возникает новая ситуация, например, как наша – работник не сдает авансовый отчет, надо обратиться к тому документу, который утверждает порядок выдачи денег в подотчет, возврата подотчетной суммы.

Есть такой документ – «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 (ред. от 29.07.2015 г.).

Скачать Положение о командировках

Согласно пункту 26 данного Положения, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:
– авансовый отчет;
– документы о найме жилого помещения;
– документы по фактическим расходам на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
– документы по иным расходам, связанным с командировкой.

Сразу берем себе на заметку, что сотрудник после командировки обязан отчитаться перед работодателем в течение трех рабочих дней.

Если работник не представляет вам авансовый отчет, то есть два выхода:

1) или вернуть деньги работнику в кассу (на расчетный счет) предприятия,

2) или признать ранее выданную подотчетную сумму доходом этого работника и начислить НДФЛ и страховые взносы.

Обратите внимание – если сотрудник возвращает подотчетные средства в кассу (излишки подотчета или всю ранее полученную сумму), то онлайн кассу применять не надо!

Подотчетные суммы и НДФЛ

Еще хочу обратить внимание на очень интересное письмо Минфина, в котором финансовое ведомство подробно рассказывает о порядке начисления стразовых взносов и НДФЛ на те суммы, которые работник в подотчет получил, но не отчитался по ним (не вернул в кассу компании обратно).

Как пишет Минфин, в случае непредставления работником работодателю авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах, денежные средства, выданные работнику организации под отчет, не могут рассматриваться как выплаты, произведенные в возмещение командировочных расходов. Соответственно, оснований для применения к полученным доходам норм п. 3 ст. 217 НК РФ об освобождении от НДФЛ сумм возмещения командировочных расходов не имеется.

Подотчетные суммы и страховые взносы

Минфин рассказал нам, что непредставление работником работодателю авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах влечет нарушение установленных законодательством Российской Федерации требований.

В таком случае выплаты, произведенные работнику, не могут рассматриваться как возмещающие расходы в связи с командировкой и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Исходя из п. 1 ст. 424 НК РФ дата осуществления выплат и иных вознаграждений для работодателя определяется как день начисления выплат и иных вознаграждений в пользу работника.

Скачать письмо Минфина от 01.02.2018 г. № 03-04-06/5808

Новости писем Минфина и ФНС России
Обзор судебной практики
Политика Конфиденциальности
Задай вопрос консультанту