Как хранить документы на дистанционного работника: советы кадровику

Порядок заключения трудового договора с дистанционным работником. В случае если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее 3-х календарных дней обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный экземпляр договора на бумажном носителе.

Многие компании сейчас оформляют дистанционных работников. Это могут быть менеджеры, программисты, редакторы, дизайнеры и другие сотрудники. Как правильно с такими работниками подписать трудовой договор, ведь самого человека нет рядом?

Ответ на этот вопрос дал Минтруд в своем письме от 07.11.2019 г. № 14-2/В-913 (текст письма мы приводим ниже).

Дистанционное заключение трудового договора в электронной форме реализовано в главе 49.1 ТК РФ в отношении дистанционных работников. Трудовой договор с дистанционными работниками заключается в письменной форме с соблюдением требований статьи 57 и главы 49.1 ТК РФ о его содержании.

Вопрос: Как организовать хранение и ведение кадровых документов в организации, где все работники дистанционные, в том числе кадровик?

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 7 ноября 2019 г. N 14-2/В-913

Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации рассмотрел в пределах компетенции обращение по вопросу организации хранения и ведения кадровых документов дистанционных работников и сообщает.

В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом.

В настоящее время дистанционное заключение трудового договора в электронной форме реализовано в главе 49.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) в отношении дистанционных работников, выполнение определенной трудовым договором трудовой функции которыми осуществляется вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

При этом обязательным условием такого трудового договора о дистанционной работе является условие использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.

В случае если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Следовательно, трудовой договор с дистанционными работниками заключается в письменной форме с соблюдением требований статьи 57 и главы 49.1 Кодекса о его содержании.

В форме обмена электронными документами могут осуществляться не только заключение трудового договора и изменение его условий (часть первая статьи 312.2 Кодекса), но и ознакомление работника с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами. Посредством электронного документооборота возможно предоставление работником объяснений либо другой информации (часть шестая статьи 312.1 Кодекса).

Дистанционные работники должны знакомиться с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами также путем обмена электронными документами.

Таким образом, работа с дистанционным работником предусматривает работу только через информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, почтовая связь не относится к информационно-телекоммуникационной сети общего пользования.

Обязательным условием обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником является использование усиленной квалифицированной электронной подписи (далее — УКЭП) (часть четвертая статьи 321.1 Кодекса).

Электронный документ, подписанный УКЭП, законодательством приравнивается к бумажному документу с собственноручной подписью (часть первая статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами прямо предусмотрено требование о необходимости составления документа только на бумажном носителе.

При этом организация вправе составлять первичные учетные документы как в бумажном, так и в электронном виде (часть пятая статьи Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Все первичные документы, оформленные организацией, можно хранить в электронном виде. Главное, чтобы они были заверены квалифицированной электронной подписью. Порядок формирования электронного архива организации установлен Правилами работы архивов.

Заместитель директора Департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства

Т.В.МАЛЕНКО

07.11.2019

Share this post for your friends:
Friend me: